Què és?

• Necessitat o repte
  

  Cada cop les administracions públiques comencen a crear i a rebre documents en format exclusivament electrònic que cal conservar durant un període determinat o fins i tot de forma permanent, garantint-ne la integritat del contingut, la validesa administrativa i jurídica, l'accés i la recuperació al llarg del temps sigui quin sigui l'entorn informàtic en què s'hagin produït.

  En aquest nou context de gestió, la funció de preservació i arxiu de documents en suport electrònic esdevé un element cabdal i estratègic que ha d'ajudar al desenvolupament i la construcció d'una administració electrònica eficient, més moderna, oberta, participativa i segura. Per tal d'evitar que la conservació suposi una trava a la modernització de les administracions, CATCert ha desenvolupat un servei de preservació i arxiu electrònic, anomenat iArxiu.

• Definició

  Es tracta d'un servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients/documents que genera o rep una organització en l'exercici de les seves funcions es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida.

  La voluntat és oferir aquest servei a les administracions públiques catalanes per tal que, mitjançant els protocols d'ingrés pertinents, puguin transferir els seus documents a la plataforma iArxiu.

  El servei inclou, a grans trets:

  • La creació d'una plataforma tecnològica d'arxiu digital o repositori per emmagatzemar els documents electrònics que pugui garantir al llarg del temps l'autenticitat, la fiabilitat, la integritat, la seguretat i la disponibilitat dels documents electrònics i llur informació.
  • El desenvolupament d'estratègies o solucions tecnològiques per tractar els problemes derivats de la durabilitat dels suports i l'obsolescència de la tecnologia.
• Usuaris

  Les administracions públiques catalanes que hagin de preservar documents electrònics a llarg termini i necessitin garantir l'autenticitat i la integritat dels seus continguts, així com l'accessibilitat, la disponibilitat i la seva legalitat.

• Funcionalitats

  La plataforma iArxiu està formada per cinc mòduls funcionals. El mòdul d'ingrés inclou totes les funcionalitats relacionades amb la preparació, transferència i ingrés dels paquets d'informació de transferència (PIT) generats pels productors de la documentació cap a la plataforma iArxiu seguint el protocol de transferència definit per CATCert. El PIT és un contenidor XML que inclou els documents a preservar més les metadades descriptives que facilitin la seva recuperació i accés.

  Quan aquests PIT ingressen al mòdul d'arxiu se'ls aplica un conjunt de controls per verificar la seva integritat, autenticitat i idoneïtat amb els requeriments de conservació. Finalment, per assegurar la seva integritat s'incorpora una signatura electrònica d'arxiu. A aquesta normalització del PIT s'anomena paquet d'informació d'arxiu (PIA). El PIA serà emmagatzemat al repositori digital el temps que s'estableixi i se li aplicarà la política de preservació adequada i pertinent per garantir la seva correcta conservació i accés a llarg del temps.

  El mòdul de preservació s'encarrega de gestionar el cicle de vida dels documents i implementar les estratègies de preservació més idònies per garantir la conservació dels PIA (per exemple: migració de formats, consistència i ressegellat).

  Per atendre a les sol·licituds de consulta i visualització de documents s'ha construït un mòdul d'accés. Aquest mòdul inclou: el propi accés als PIA utilitzant un motor de cerques per metadades descriptives; la consulta de metadades descriptives; la consulta de metadades; la descàrrega i visualització dels fitxers; l'expedició de còpies autèntiques electròniques i, sobretot, un servei de conversió de documents en línia que permet visualitzar els documents en multitud de formats i així facilitar la seva disponibilitat futura.

  L'últim mòdul, el d'administració és el que permet gestionar correctament el funcionament de la plataforma. Inclou la gestió dels usuaris del sistema, de la jerarquia documental, de les polítiques de disposició i d'accés, dels vocabularis i plantilles de metadades, a més de l'administració del registre d'auditoria i de les estadístiques d'ús del sistema.

  Donada la heterogeneïtat de necessitats i estructures de les administracions, hi ha dues formes d'accedir als serveis de la Plataforma iArxiu:
  

  • Integració amb aplicació corporativa (p.e. gestors documental, gestors d'expedients) mitjançant els serveis web que ofereix la plataforma.
  • Sense integració, utilitzant les funcionalitats via web:
    
    • Accés amb certificat digital al web de referència:
      https://www.iarxiu.eacat.cat/refweb
    • Accés al web de referència mitjançant l'EACAT:
      https://www.eacat.cat/web/guest/Eacat

Com sol·licitar-lo?

• Calendari

  Actualment el servei es troba en fase de pilotatge. Està previst obrir el servei a la resta d'administracions durant el primer trimestre del 2010.

• Procediment alta al servei

  Aquelles administracions que vulguin adherir-se al servei iArxiu 2.0, és recomanable que consultin la Guia iArxiu 2.0 - Funcionalitats; requeriments d'integració i procediment d'alta, en la qual trobaran tota la informació relativa a les funcionalitats i serveis que es presten, als requeriments per dur a terme la integració, així com, el procés d'alta o adhesió d'alta o adhesió al servei.

  El procés d'alta és en termes generals el següent:

  • Presentació del servei per part de CATCert/CAOC.
  • Emplenar la documentació necessària i fer-la arribar a CATCert. Un cop doneu la vostra conformitat amb el servei, heu d'emplenar la sol·licitud d'alta al servei d'iArxiu 2.0 per sol·licitar l'adhesió al servei i, que cal enviar, signada electrònicament, a CATCert mitjançant la plataforma EACAT, en concret, a l'apartat EACAT/Tràmits/Secretaria/Sol·licitud serveis CATCert/Servei iArxiu.
  • Per més informació sobre el procés d'enviament de sol·licitud d'alta mitjançant la plataforma EACAT consulteu el següent video: Alta al servei
  • Signatura del conveni per a la prestació del servei d'arxiu i preservació de documentació electrònica a llarg termini.
    En paral·lel a la definició dels diferents aspectes del projecte, i de forma prèvia a la posada en producció, cal signar un conveni entre el vostre ens i CATCert, en el que es recullin els drets i obligacions de les parts: Conveni prestació servei. Caldrà doncs, aprovar la signatura del conveni per part vostra i comunicar-ho a CATCert perquè aquest pugui preparar-lo. El conveni es signarà digitalment, en un arxiu .pdf utilitzant l'eina SIGNA que està disponible a la plataforma EACAT.
  • Creació del comitè de seguiment
    Un cop signat el conveni o, durant la seva tramitació, el cap del servei de l'iArxiu es posarà en contacte amb el responsable del servei del vostre ens per tal d'establir un equip o comitè de seguiment a fi de concretar els aspectes tècnics, funcionals i operatius del sistema iArxiu, i la resta d'assumptes necessaris amb l'objecte de garantir el correcte funcionament i la interoperativitat dels serveis.
  • Formació als usuaris (a càrrec de CATCert)
  • Alta al servei

  No obstant, si ho necessiteu o esteu interessats, podeu sol·licitar més informació sobre el calendari d'implantació tot enviant un correu electrònic a l'adreça: info@catcert.cat o bé trucant al telèfon 902 901 080.

Més informació

Documentació relacionada amb iArxiu 2.0:

• Protocol transferència de documents a l'iArxiu

Abans de procedir a la transferència de documents entre el productor i iArxiu, el productor ha d'agrupar la documentació (fitxers més metadades) que vol transferir en paquets d'informació de transferència (PIT). L'objectiu d'aquest protocol és definir el protocol de creació i estructura de PIT seguint el model METS: Protocol de creació paquets d'informació de transferència

Exemples de paquet d'informació de transferència en format METS emplenats:

1. Exemple document sol: PIT document genèric .
2. Exemple expedient: PIT expedient genèric.

• Documentació reguladora del servei:
  

  En aquest apartat trobareu tota la documentació que regula i estableix els termes i les condicions sota els quals es prestarà el servei iArxiu:

  • Política General del servei iArxiu: Aquest document és un conjunt de principis i regles relatius al funcionament, la prestació i la gestió del servei: Política General.
  • Declaració de Pràctiques del servei iArxiu: document d'àmbit específic elaborat pels ens o administracions usuàries del servei iArxiu, en el qual declaren de manera detallada aspectes relacionats amb les operacions i els procediments emprats per a la utilització dels serveis específics de l'iArxiu: Declaració de Pràctiques.

• Vocabularis de metadades
  

  També us detallem l'enllaç en el qual podeu trobar un document, realitzat pel Grup d'Innovació Tecnològica de la Subdirecció General d'Arxius i Gestió Documental del Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació, que inclou la col·lecció de vocabularis de metadades sobre els quals es basa el paquet d'informació de transferència de l'iArxiu: vocabularis de metadades.

• Presentacions de metadades
  

  Si desitgeu baixar-vos uns documents explicatius de l'iArxiu, feu clic en els següents enllaços:
  

1. Presentació servei iArxiu: Presentació servei iArxiu.
2. Presentació servei iArxiu (tècnica): Presentació tècnica
3. Vídeo presentació funcionalitats: Accés, Ingrés, Consulta, Administració IAdministració II

Per més informació consulteu a: www.iarxiu.eacat.cat/.